注册微创客 • 个人创业
法务企管
企业管理信息化 为何那么难推行 “鸡肋”系统?
最近，解放碑一家新媒体公司老板薛先生终于下决心放弃了曾在半年前花高价买进的办公系统。“去年11月，为了顺应信息化时代的企业管理升级，我花了11万元引进了一套信息化办公管理系统，但买进之后才发现，一方面，尽管该系统功能丰富，但员工嫌麻烦长期不登录；另一方面，该系统主打的很多功能，我们公司根本用不上。”薛先生说。
薛先生的遭遇并非孤例。据市中小企业局统计显示，超过八成的渝企信息化都受到不同程度的阻滞，尽管不少渝企为提高管理水平引进各种各样的信息化管理系统，但使用成功率低于20%。
高价买套“鸡肋”系统
“作为一家新媒体公司，我们有60多位员工，他们每天都需要接触各种各样的客户，对于客户信息的存档和管理一直是我们一项比较重要的工作，去年6月份，听朋友说现在很多公司都会引进电子办公系统，利用办公系统，可以很轻松地实现客户信息录取和管理，平时还能通过办公系统发布通知、安排工作、召开远程会议，增加办公效率。”解放碑一家新媒体公司老板薛先生昨日在接受商报记者采访时表示。
于是，他在接触了四家办公系统销售公司之后，决定花费11万元引进一套目前在企业管理过程中运用最为广泛的OA系统。
“去年11月，这套系统在公司调试完毕，正式投入使用，每个员工都有一个独立的账号，通过账号，你甚至可以在系统上直接向比你直管领导更高级的领导实现交流。”薛先生回忆。
但令他始料未及的是，除了刚开始那几天，每个员工都被要求登录账号学习系统的使用方法之外，几乎没有员工会主动在上班时间登录客户端，几个月的操作下来，薛先生唯一收到的是一封来自基层业务员写给他弹劾部门领导的信。
“高价引进的管理软件沦为鸡肋，但我犹豫很久，最终还是决定放弃使用，因为马上满一年，再继续使用又需要缴纳系统维护费，我没想通，为什么大家都在用的一个东西，到我们公司就没法用。”薛先生不解。
三大因素阻碍系统落地
据市中小企业局此前公布的统计信息显示，有超过八成的中小渝企信息化都受到不同程度的阻滞，尽管不少渝企为提高管理水平引进各种各样的信息化管理系统，但使用成功率低于20%。
“至少有90%的客户在使用办公系统的过程中遭遇失败。”上海宏势企业管理有限公司重庆总经理王阳昨日告诉商报记者。
王阳公司目前所从事的正是办公系统的销售和企业管理咨询。在王阳看来，这些公司之所以会遇到类似情况，很大程度上是因为在引进系统之前，很多基础性的管理工作没有完成。
“举个例子，我曾经遇到过一个客户在引进管理系统后跟我抱怨，说是员工对系统使用的积极性本身就不高，在强制他们使用后，又发现经系统搜集的信息常常出现紊乱的情况，我们在仔细检查后发现，原来是企业本身在标准化体系的打造上存在很大问题，比如一张办公桌，在一个部门叫办公桌，在另一个部门就叫桌子，而每个部门都按照自己的叫法录入信息，结果导致信息紊乱。”王阳表示。
作为重庆最早一批涉足企业办公软件开发和销售的企业之一，在经营这块业务已经13年的重庆市凯德信息科技发展有限公司销售总监赵子豪看来，从他服务过的上千家企业经验来看，最终导致办公系统在企业沦为鸡肋，主要有如下原因——
“首先是企业管理者的意识问题，很多管理者听说这个好，引进的初衷也是为了提高企业管理水平，但只要求员工使用，自己却不主动使用，比如一名员工通过系统请假，结果迟迟等不到领导的回复，长此以往就会认为电脑上的沟通还没有线下沟通直接。”赵子豪坦言。
其次，在他看来，员工素质也制约着办公系统发挥作用。“通常情况下，我们在房地产、医院、保险、银行等行业的实施效果就会比较理想，因为从业人员普遍素质较高，更容易接受一些新鲜事物。”他表示。“当然，一些软件公司本身在推进过程中也存在一些问题，比如软件设计不合理、后续培训不到位等，但这其实并不是系统能否成功落地的决定因素。”
焦点关注
中小企业是否需要办公系统？
中小企业究竟是否需要办公系统？
“作为一家公司，必须要有一个专属于内部的沟通和交流平台，在这个平台上，我们不仅能保证信息的私密性，还能保证办公流程的畅通性，我们公司在两年多前引进的OA系统，在经过几个月的磨合之后，现在大家都养成了使用习惯，为我们的办公流程带来了极大便利。”互联网产业园一家科技公司老板告诉商报记者。
但也有企业对此持反对意见。“我们2011年3月花了30多万元购进了一套管理软件系统，但买来后没人懂，又招不到合适的人才，很多功能无法使用，结果导致这套软件闲置了大半年。”重庆力帆三轮车股份有限公司老总缪英杰表示。
“我认为中小企业受到人才、规模等限制，更多的是需要依靠人力实施管理，引进办公系统不仅会给企业成本带来压力，在实施过程中也不会产生太实际的效果。”重庆泛亚商贸有限公司总经理杨程告诉商报记者，“在公司的员工规模未达到200人之前，我都不会考虑引进类似系统。”
管理支招
购买管理工具要抓住重要需求
“比如公司在日常办公中更重视部门互动，在购买管理工具时就更应该强调通讯板块的设计，比如公司在日常办公中更需要了解竞争对手的动向，在购买管理工具时就更应该强调信息的推送。”重庆中商科技有限公司CEO陈超立说，“购买管理工具千万不要追求大而全，应该强调重点。”
而在重庆市凯德信息科技发展有限公司销售总监赵子豪看来，只要掌握使用方法和技巧，同样会让员工爱上办公系统。
“比如我们在给重医附二院做办公系统时，我们就针对它们特别设置了一个工资条查询功能，甚至包括住房公积金、各项保险缴费等。”赵子豪介绍，“这样一个小功能的植入，在员工当中大大提高了系统的使用性，而在使用过程中，员工也就开始慢慢熟悉和习惯使用这套系统。”
此外，王阳还建议，企业在跟软件销售方签订购买合同时可以强调两点，一是必须要等到系统顺利运行多长时间、效果得到认可后再付款；二是必须要等到员工培训完成、真正掌握软件功能和使用技巧后再付款。
上一篇文章：
微信打飞机其实是企业管理游戏
下一篇文章：
五措并举 推进企业管理创新提升
